Har man jævnligt medarbejdere i sin virksomhed, som skal foretage udlæg grundet en forretningsrejse, hvor kunder bliver inviteret ud og spise eksempelvis, så vil man også have et behov for bilagshåndtering. Når der bliver foretaget et medarbejderudlæg, så er det klart at det skal kunne bevises på hvad, således at udgifterne ikke løber løbsk og ingen kan tage ansvar for dem. Derfor er det vigtigt at man har opsat nogle regler og processer, som gør at bilagshåndtering bliver nemt og simpelt.

Medarbejder kan let bliver forvirret omkring diverse regler inden for bilagshåndtering og ligeledes hurtigt miste kvitteringerne fra deres udlæg. Derfor er det en god ide at finde et system, som kan gøre netop dette. Har man styr på det, så kan man også spare nogle penge, da administrationen af disse vil foregå hurtigere.

En løsning til bilagshåndtering

Hos Acubiz har de udviklet en cloudbaseret løsning, som gør bilagshåndtering nemt og hurtigt – og ligeledes papirløst. Formålet ved dette er man sparer tid, ved at automatisere processerne for medarbejderudlæg. Derudover får man et større overblik over de forskellige udgifter, således at medarbejderne tager ejerskab over deres udlæg.

Deres løsning kaldes for Expense Management Service og implementering foregår hurtigt. Ydermere kan det integreres med ERP- og lønsystemer og tilbagebetalingstiden sker inden for 12 måneder. Med denne løsning, så vil man sparer op til 80% af administrationen af medarbejderudlæg inklusiv bilagshåndtering.

Løsninger til både store og små virksomheder

Deres EMS løsning passer bedst til større virksomheder, men har man som en mindre virksomhed brug for en løsning til bilagshåndtering, så har de også udviklet noget til dem. Den løsning hedder Express, som primært foregår via en app. Her kan man klare både registrering og godkendelse af bilagshåndtering. Derudover er man ikke afhængig af sin lokalitet, da den kan bruges alle steder i verden. Man kan derfor også bruge den på farten, eftersom registrerings processen er meget simpel. Det eneste man skal gøre, er sådan set bare at tage et billede via appen – og så er udlægget uploadet og registreret. Hele løsningen har mange ens applikationer, som med EMS, men er ikke helt så omfattende.

Danmarks største inden for branchen

Det var Lars de Nully, som i 1997 startede Acubiz, hvor de siden da har udviklet deres løsninger og gennem tiden har fået inkluderet en række applikationer udover bilagshåndtering. Det har været muligt, da teknologiens udvikling har gjort det muligt at tilføje funktioner løbende.

I Danmark er de den største organisation inden for denne branche med bilagshåndtering. På nuværende tidspunkt har de faktisk over 620 virksomheder inkluderet i deres kundebase. Deres software bliver brugt af mere end 110.000 forskellige brugere, som er spredt rundt omkring 30 forskellige lande. Med løsningerne, som beskrevet ovenfor, til både større og mindre virksomheder, så dækker de et bredt spektrum af virksomheder, som ønsker hjælp til deres bilagshåndtering.

På deres hjemmeside kan man finde mere information om deres løsninger for medarbejdersudlæg, samt en masse anden information omkring virksomheden og dens services.